FAQ zur Belegliste
Welche Personalausgaben werden in der Belegliste eingetragen, die tatsächlichen Ausgaben oder die Ausgaben, die bewilligt wurden?
In die Belegliste sind die tatsächlich angefallenen Ausgaben in den jeweiligen Positionen einzutragen. Die bewilligten Ausgaben stellen nur einen vorkalkulatorischen Stand dar. Sind die tatsächlich angefallenen Ausgaben (unter Einhaltung von Eingruppierung, Stellenanteil und Beschäftigungsdauer der bewilligten Stelle) höher als die bewilligten Ausgaben, ist der Mehrbedarf durch Einsparungen (ggf. auch mittels Umwidmungen aus anderen Positionen) zu finanzieren.
Müssen in der Belegliste Klarnamen der Mitarbeiter aufgeführt werden oder reicht eine Pseudonymisierung innerhalb der Belegliste aus?
In der Belegliste müssen keine Klarnamen genannt werden. Die aufgeführten Stellen müssen eindeutig den bewilligten Stellen zuzuordnen sein. Des Weiteren ist im Falle einer Vor-Ort-Prüfung die Überprüfbarkeit trotz Pseudonymisierung zu gewährleisten.
In welcher Form sind die Einsatzzeiten der im Projekt tätigen Mitarbeiter nachzuweisen?
Für Personen, die nur mit einem Anteil ihres Beschäftigungsumfangs für das Projekt tätig sind, ist eine personell individuelle und projektbezogene Zeiterfassung erforderlich. Es kann lediglich die Arbeitszeit über das Projekt abgerechnet werden, die tatsächlich projektspezifisch angefallen ist.
Für Personen, die mit ihrem gesamten Beschäftigungsumfang für das Projekt tätig sind, genügen die üblichen Nachweise (z. B. Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen), sofern aus diesen ersichtlich ist, dass die Person ausschließlich für das Projekt tätig war. Dies gilt sowohl für Vollzeit- als auch für Teilzeitkräfte. Auch für diese Arbeitskräfte kann eine projektspezifische Arbeitszeiterfassung sinnvoll sein.
Es steht dem Förderempfänger frei, diese Nachweise manuell (z. B. Stundenzettel) oder elektronisch (z. B. Erfassung über Kostenträger) zu führen. Die Verrechnung kalkulatorischer Stundensätze ist nicht zulässig.
Wie erfolgt der Nachweis der tatsächlich entstandenen Ausgaben?
Nach Projektende erfolgt mit dem rechnerischen Verwendungsnachweis die Abrechnung der tatsächlich entstandenen Ausgaben gegenüber dem Förderer. Dabei sind in einer Belegliste alle entstandenen Ausgaben aufzuführen. Die zugehörigen Belege (z. B. projektbezogene Zeit- und Gehaltsnachweise) sind vorzuhalten und ggf. bei einer weitergehenden Prüfung vorzulegen. Die Belegliste ist bereits projektbegleitend für alle Konsortialpartner und Ausgabenpositionen zu führen. Eine zentrale Aufbewahrung der Belege und deren Ablage nach Kalenderjahren beim jeweiligen Konsortialpartner wird empfohlen.
Für Konsortialpartner gilt: Eine Übermittlung der Belege an die Konsortialführung ist nur auf Nachfrage durch den Förderer notwendig.
Wie sind die Ausgaben für die gesundheitlichen Versorgungsleistungen bei Projekten zu neuen Versorgungsformen in den Beleglisten aufzuführen?
In der Belegliste sind für die gesundheitlichen Versorgungsleistungen alle Ausgaben unter Angabe der tatsächlichen Anzahl der erbrachten und abgerechneten Leistungen anzugeben. Dies hat für jede Teil-Leistung unter Berücksichtigung der erzielten Fallzahl zu erfolgen. Dabei ist ebenfalls der bewilligte Preis pro Leistung zu berücksichtigen. Die Angaben sind sowohl für die Konsortialführung als auch für jeden Konsortialpartner, der gesundheitliche Versorgungsleistungen erbracht hat, vorzunehmen. Bei den Angaben ist auf Stimmigkeit mit dem bewilligten Kalkulationsblatt zu achten.