FAQ zu Nachweis- und Berichtspflichten

Der Förderempfänger ist verpflichtet, die zweckentsprechende Verwendung der Fördermittel nachzuweisen. Während der Projektlaufzeit sind die Nachweis- und Berichtspflichtenpflichten gemäß den Allgemeinen Nebenbestimmungen des Innovationsausschusses (ANBest-IF) zu erfüllen. Hierzu zählen insbesondere:

• die quartalsweise Vorlage eines Statusberichts zum Stand der Projektdurchführung mit oder ggf. ohne Zahlungsanforderung,
• das Einholen der vorherigen Zustimmung des Förderers bei zustimmungs- pflichtigen Änderungen gemäß Nummern 1.2, 6, 12 und 13.2 ANBest-IF
• die Wahrnehmung der Mitteilungspflichten des Förderempfängers gemäß Nr. 13 ANBest-IF,
• die fristgerechte Vorlage des jährlichen Zwischennachweises und Zwischenberichts.

Weitere Details zu den Nachweis- und Berichtspflichten sind insbesondere den Nummern 13 und 14 ANBest-IF zu entnehmen.

Für die Statusberichte, die Zwischennachweise und den Zwischenbericht werden dem Förderempfänger entsprechende Vordrucke zur Verfügung gestellt. Der Vordruck für die Statusberichte wird dem Förderempfänger mit dem Förderbescheid übersandt; die Vordrucke für die Zwischennachweise und den Zwischenbericht werden Anfang des neuen Kalenderjahres für das zurückliegende Kalenderjahr übersandt oder online bereitgestellt.

Nach Abschluss des Projekts ist innerhalb von sechs Monaten der Verwendungsnachweis vorzulegen. Dieser besteht aus einem rechnerischen Verwendungsnachweis einschließlich Belegliste sowie einem fachlichen Schlussbericht. Dieser umfasst den gesamten Förderzeitraum und kann u. a. auch vertrauliche Informationen enthalten, die für den Nachweis der ordnungsgemäßen Verwendung erforderlich sind.

Vom Förderempfänger ist zusätzlich ein fachlicher Ergebnisbericht vorzulegen, der u. a. Projektergebnisse sowie alle im Projekt entwickelten Materialien enthält (bspw. Handbücher und Handlungsanleitungen, ausgearbeitete Konzepte und Modelle, Materialien zu selbst entwickelten Erhebungsinstrumenten und auch IT-Komponenten etc.). Bei Projekten im Bereich neue Versorgungsformen ist zudem ein Evaluationsbericht zur erprobten neuen Versorgungsform vorzulegen.

Muster zu den Berichten sowie Hinweise zur Erstellung der Abschlussberichte und zur Vorlage weiterer Projektergebnisse werden dem Förderempfänger frühzeitig auf Anfrage zur Verfügung gestellt. Die verbindlichen Vordrucke erhält der Förderempfänger rechtzeitig zum Ablauf des Förderzeitraums.

Weitere Details zu den Berichtspflichten nach Ende der Förderung sind Nr. 14 der ANBest-IF zu entnehmen.

Der Schlussbericht dient dem Förderer zur Prüfung der ordnungsgemäßen Projektdurchführung und Mittelverwendung innerhalb des Förderzeitraums. Er ist nicht für die Veröffentlichung auf der Internetseite des Innovationsausschusses beim Gemeinsamen Bundesausschuss vorgesehen. Im Gegensatz zum Ergebnisbericht beinhaltet der Schlussbericht insbesondere Informationen zum administrativen Verlauf des Projekts.

Zielgruppen des Ergebnisberichts sind neben dem Förderer insbesondere auch relevante Entscheidungsträger im Gesundheitswesen und die Fachöffentlichkeit. Daher sind insbesondere das methodische Vorgehen und die Projektergebnisse so darzustellen, dass diese für Dritte vollständig nachvollziehbar und replizierbar sind. In dem Zusammenhang sind alle erforderlich Projektergebnisse inkl. Detailergebnisse darzustellen. Dabei sind im Fließtext des Ergebnisberichts zwingend alle für die Gesamtbewertung und zur Beantwortung der Forschungsfragen des Projekts relevanten Ergebnisse abstrahiert/aggregiert unter Nennung der relevanten statistischen Kennzahlen darzustellen. Ein Verweis auf Anlagen ist nicht möglich. Bei Projekten zu neuen Versorgungsformen sind im Ergebnisbericht Verweise auf Detailergebnisse im Evaluationsbericht zu setzen.

Der Ergebnisbericht wird inkl. aller Anlagen gemäß Nr. 16 ANBest-IF für die Veröffentlichung auf der Internetseite des Innovationsauschusses beim Gemeinsamen Bundesausschuss vorgesehen. Ebenso wird der Evaluationsbericht bei Projekten zu neuen Versorgungsformen veröffentlicht.

Grundsätzlich gilt, dass die Ergebnisse eines Projekts für die Allgemeinheit gesichert, weiterverbreitet und veröffentlicht werden sollen. Zu diesem Zweck räumt der Förderempfänger dem Förderer unentgeltlich ein unwiderrufliches, ohne die Zustimmung des Urhebers übertragbares und unbeschränktes Nutzungsrecht ein (Nummer 16 Absatz 2 ANBest-IF). Sollten auf Basis der im Projekt erzielten Ergebnisse beispielsweise interaktive Webseiten erstellt, oder interaktive Werkzeuge auf einer Webseite veröffentlicht worden sein oder kurz vor der Veröffentlichung stehen, sind auch diese Inhalte der Öffentlichkeit noch über einen längeren Zeitraum nach Projektende zur Verfügung zu stellen. In der Regel ist davon auszugehen, dass ein solcher Zugang für bis zu fünf Jahren zu gewährleistet ist.

Eigene Publikationen von Projektergebnissen durch das Projekt werden durch die Förderung nicht eingeschränkt und sind vom Förderer erwünscht. Open-Access Publikationen sind dabei zu bevorzugen. Werden Projektergebnisse in Journalen veröffentlicht, die kein Open-Access anbieten, ist darauf zu achten, dass dies nicht im Konflikt mit einer Veröffentlichung der Projektergebnisse durch den Förderer nach Projektabschluss steht.

Inhalte von Publikationen, die sich zum Zeitpunkt der Erstellung des Ergebnisberichts noch im Review-Verfahren befinden, können im Ergebnisbericht mit einem Sperrvermerk versehen werden. Damit wird eine Sperrung der betreffenden Detailergebnisse in Anhängen bzw. Anlagen für maximal zwölf Monate nach Vorlagefrist der Abschlussberichte (18 Monate nach Projektende) möglich. Während der Sperrfrist werden abstrahierte/aggregierte Informationen zu dem Thema der jeweiligen Publikation im Ergebnisbericht veröffentlicht, die aber den wesentlichen inhaltlichen Kern beinhalten müssen. Nach Ablauf der Sperrfrist wird eine Version des Ergebnisberichts und sofern zutreffend des Evaluationsberichts mit den detaillierten Informationen auf der Internetseite des Förderers bereitgestellt.

Ergebnisse im Sinne von Nr. 16 Absatz 1 ANBest-IF sind alle Erkenntnisse und Verfahren, die bei der Durchführung eines vom Innovationsausschuss geförderten Projekts entstehen und in Aufzeichnungen festgehalten sind oder die bei dem Förderempfänger in anderer Form verfügbar sind. Diese Definition schließt grundsätzlich Protokolle, Spezifikationen, Lastenhefte, technische Handbücher, Erhebungsinstrumente, Datenmodelle, Schnittstellen, Algorithmen und verwendete Standards in elektronischer Form ein. Weiterhin sind technische Umgebungsbedingungen und -voraussetzungen zu dokumentieren (z. B. Betriebssystem, Entwicklungsumgebung, Datenbank jeweils mit Angabe des entsprechenden Versionsstands).

Der Zweck dieser Definition von Projektergebnissen wird in Nr. 16 Absatz 2 ANBest-IF erläutert: Danach beabsichtigt der Förderer, die Ergebnisse des Projekts für die Allgemeinheit zu sichern, weiter zu verbreiten und zu veröffentlichen. Zu diesem Zweck hat der Förderempfänger dem Förderer unentgeltlich ein unwiderrufliches, ohne die Zustimmung des Urhebers übertragbares und unbeschränktes, jedoch nicht exklusives Nutzungsrecht an allen Ergebnissen gemäß oben genannter Definition einzuräumen. Aus Nr. 16 ANBest-IF ergibt sich daher, dass die durch den Förderempfänger vorzulegenden Unterlagen und Beschreibungen so ausgestaltet sein müssen, dass die Allgemeinheit (allgemeine Öffentlichkeit sowie die Fachöffentlichkeit) in der Lage ist, die im Projekt gewonnenen Ergebnisse nachzuvollziehen und ggf. zu replizieren. Der Förderer hat jedoch keinen Anspruch auf solche Komponenten von Erkenntnissen und Verfahren, die der Förderempfänger bereits ohne Förderung des Innovationsausschusses entwickelt hat. Gleichwohl sollte das Zusammenwirken mit den neu entwickelten Komponenten im Ergebnisbericht nachvollziehbar dargestellt werden.

Unabhängig vom Nutzungsrecht des Förderers und von der öffentlichen Zugänglichkeit der Ergebnisse bleibt der Förderempfänger weiterhin Eigentümer seiner Ergebnisse und behält ein eigenes Nutzungsrecht. Auch die Haftung verbleibt beim Förderempfänger. Das unbeschränkte Nutzungsrecht des Förderers steht damit einer Verwertung der Ergebnisse oder Teilen davon durch den Förderempfänger nach Abschluss der Förderung, z. B. durch Publikation, Übertragung von Schutzrechten und/oder Know-how, die Vergabe von Lizenzen, von sonstigen Kenntnissen oder Unterlagen, ausdrücklich nicht entgegen (Nr. 17 ANBest-IF).

Eine wirtschaftliche Nutzung der Ergebnisse durch Dritte ist nur dann möglich, wenn dadurch eventuell vorhandene Schutzrechte, Lizenzen o. ä. des Förderempfängers nicht berührt und der Zweck nach Nr. 16 Absatz 2 ANBest-IF (Sicherung der Ergebnisse für die Allgemeinheit, Erstveröffentlichung, Weiterverbreitung) nicht gefährdet werden. Für einen angemessenen und wirksamen Schutz der Ergebnisse hat der Förderempfänger eigenverantwortlich Sorge zu tragen. Entwicklungen (z. B. Details von verwendeter, vorab existierender Software), die außerhalb der Förderung erfolgen, bleiben von diesen Regelungen ausgenommen.

Die Erstellung von Nachweisen (z. B. Zwischen- und Verwendungsnachweise) sowie die Erstellung der Zwischen- und Abschlussberichte (Schluss- und Ergebnisbericht) gehören zu den allgemeinen Berichtspflichten der Förderung. Sie sind daher weder während der Projektlaufzeit noch nach Ende der Förderung förderfähig. Eine angemessene Qualität der Nachweise und Berichte ist vom Förderempfänger sicherzustellen.